イベント開催直前までに万全な準備をしていても、当日の成功を納められるとは限りません。ご来場のお客様へのもてなしやイベントの目的達成のために、当日スタッフの役割分担を明確にし、各担当が職務を丁寧・正確に遂行することが肝要です。

ffff「運営」と「進行」

当日の役割は大きく「運営」と「進行」に分けるとわかりやすいです。

運営チームは、イベント来場者の方々がスムーズに、そして快適に過ごすことができるようにする為の役割です。進行チームは、イベントプログラムをスムーズかつ滞りなく進める為の役割です。
これらを全体的に統括するのが「全体責任者」です。

全体責任者は、イベントの6W2Hを基本に運営・進行を同時に確認し、イベントを成功させるために様々な側面からイベント全体を把握、時には軌道修正なども行いイベントの報連相を基本にイベントを成功に導くための役割を担います。

全体責任者が運営や進行などを兼ねる場合もありますが、急なトラブルに即時対応する為にはイベント当日は統括を優先的に遂行します。

ffff運営のタスク

運営は、規模が大きくなると様々なタスクが発生しますが、500~3000人位のイベントの場合は大きく以下のタスクがメインとなってきます。

 

運営関連タスク|1|

「運営マニュアル」の準備

イベントに関わるスタッフが多い場合は特に、運営マニュアルの作成をオススメします。運営マニュアルは、イベントの概要、会場レイアウト、プログラム、受付フロー、準備物などイベントに関する全体的な内容をスタッフと共有するためのものです。当日イベントに関わるスタッフ全員が認識を一致するために有効です。

 

運営関連タスク|2|

受付

来場者様をお迎えする最初のおもてなしの場所です。受付では、できるだけお待たせすることなく来場者をスムーズにお通しすることが重要です。来場者の人数や、発生する業務に応じて受付スタッフの人数はあらかじめシミュレーションしておきましょう。

 

「EventManager – イベントマネージャー」 http://uniaim.co.jp/eventmanager/

弊社システムサービス「EventManager」は、シンプルな受付管理システムです。 自動申込みフォームによる事前申し込みにより当日の受付を円滑に行え、イベント来場者管理もリアルタイムに行えるシステムになります。 併せて事後の報告もスムーズに行えご利用いただいたお客様の手間を省きます。

 

運営関連タスク|3|

誘導

誘導は、イベント会場のレイアウトに応じて配置します。例えば会場入り口から受付カウンターがわかりにくい位置にあるケースなど、来場者の方が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置することで、来場者の方が快適にイベントを楽しむことができます。会場の規模に応じて列整理などの業務を担うこともあります。

その他にも、例えば懇親会やコーヒーブレイクがあるのであればそのセッティングや確認、配布物のセットアップ、スポンサーがいるのであればスポンサー対応、パーティーや懇親会などの会場セッティングや配布物のアッセンブリなども運営のタスクに含まれます。

ffff進行のタスク

進行は、イベントのプログラムをスムーズに進めるようにするための役割です。 主に以下のようなタスクがメインとなってきます。

 

進行関連タスク|1|

「進行台本」の用意

進行台本は、イベントのプログラムを時系列ごとに進行に関わる各セクションの業務をまとめたものです。司会のコメントや音響・証明のタイミングなどもここに含みます。特に、会場側で音響などのオペレーションをおこなう場合は、会場側から事前に進行台本を求められることもあります。

 

進行関連タスク|2|

司会や登壇者のリハーサル、キュー出し

イベント本番前にリハーサルがある場合、司会や登壇者の方へ段取りの説明をしたり、本番時に司会のナレーションタイミングや登壇者のステージへ上がるタイミング、音響や映像のキュー出しをするのも進行の役割です。意外と見過ごしがちですが、全体の流れを把握して最適なタイミングのキュー出しができるのは、進行担当者だけなのです。

 

進行関連タスク|3|

映像、照明、音響など

イベント当日、プログラムがはじまるまでの間に映像や音楽を流したり、プログラムがはじまったら会場の照明を落としたりするなどのタスクです。会場がこれらの業務をやってくれる場合は、そのタイミングや内容などについて事前にすりあわせておくようにしましょう。また、同時通訳が入るようなイベントの場合は、通訳会社さんとのコミュニケーションも必要になります。

イベントの内容や来場人数によって必要なスタッフの数や役割分担が異なります。

規模や内容に応じて、運営や進行の最適な人数のシミュレーション・確保を確実に行います。

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